Denk je aan een modern kantoor, dan zie je waarschijnlijk strakke bureaus, laptops en vooral veel cloudopslag voor je. Het idee van een zoemende printer in de hoek voelt bijna ouderwets. Veel experts voorspelden jaren geleden al de komst van het papierloze kantoor. Toch staat die printer er vaak nog steeds. En sterker nog: hij is relevanter dan ooit.

Fysieke documenten spelen in veel sectoren nog altijd een belangrijke rol. Denk aan contracten die een handtekening vereisen, facturen voor de administratie of marketingmateriaal dat je fysiek wilt kunnen overhandigen. De behoefte om informatie van een scherm naar papier te brengen is niet verdwenen, maar de manier waarop we dat doen is wel geheel veranderd.

De ontwikkeling van de kantoorprinter

De logge, lawaaierige printers van vroeger hebben plaatsgemaakt voor slimme, multifunctionele apparaten. De moderne kantoorprinter is niet langer alleen een uitvoerapparaat, maar een centraal punt voor documentverwerking. Hij is verbonden met het netwerk, de cloud en soms zelfs direct met de smartphones van medewerkers. Deze ontwikkeling maakt de printer een onmisbaar deel van de dagelijkse workflow.

Meer dan alleen afdrukken

De term 'printer' dekt de lading eigenlijk niet meer. De huidige generatie apparaten zijn multifunctionele machines. Ze kunnen met hoge snelheid dubbelzijdig scannen en documenten direct opslaan in de juiste map op Google Drive of SharePoint. Medewerkers kunnen documenten scannen en de tekst direct bewerkbaar maken (OCR), of zelfs complexe kopieeropdrachten uitvoeren die vroeger alleen bij een copyshop mogelijk waren. Dit bespaart tijd en stroomlijnt processen aanzienlijk.

Efficiëntie en duurzaamheid gaan hand in hand

Het idee dat printen per definitie slecht is voor het milieu, is achterhaald. Een moderne professionele printer is ontworpen met duurzaamheid in gedachten. Functies zoals standaard dubbelzijdig afdrukken, energiezuinige slaapstanden en toners met een hogere capaciteit verminderen zowel het papier- en energieverbruik als de hoeveelheid afval. Dit is niet alleen goed voor de planeet, maar ook voor de financiën van het bedrijf. Een efficiënt apparaat leidt immers tot lagere operationele kosten.

Veiligheid en beheer voorop

Aangezien datalekken een constante dreiging vormen, is documentbeveiliging erg belangrijk in het moderne kantoor. Moderne printers zijn uitgerust met geavanceerde beveiligingsfuncties. Denk aan printopdrachten die pas worden vrijgegeven na authenticatie met een pasje of code, zodat vertrouwelijke documenten niet onbeheerd in de printerbak belanden. Voor bedrijven die dit proces volledig willen optimaliseren, bieden gespecialiseerde print services vaak uitkomst door het beheer en de beveiliging van alle printers uit handen te nemen.

Tips voor de juiste printoplossing in jouw bedrijf

Het kan lastig zijn om de juiste keuze te maken door het enorme aanbod aan printoplossingen. De volgende stappen helpen je op weg bij het nemen van een weloverwogen beslissing die past bij de behoeften van jouw organisatie:

  • Analyseer je huidige printvolume en -behoeften. Hoeveel wordt er geprint en wat voor soort documenten zijn dat?

  • Denk na over de benodigde functionaliteiten: heb je geavanceerde scan-, kopieer- of faxmogelijkheden nodig?

  • Vergelijk de totale eigendomskosten (TCO), inclusief verbruiksmaterialen en onderhoud, niet alleen de aanschafprijs.

  • Onderzoek de beveiligingsopties om te zorgen dat gevoelige bedrijfsinformatie goed beschermd is.

  • Overweeg de duurzaamheidsaspecten, zoals het energieverbruik en de beschikbaarheid van milieuvriendelijke verbruiksartikelen.

De toekomst van documenten op kantoor

De printer heeft zichzelf dus opnieuw uitgevonden. Het is een dynamische hub geworden die de fysieke en digitale wereld met elkaar verbindt. De slimme printer ondersteunt medewerkers door workflows te automatiseren, de veiligheid te vergroten en efficiënter te werken. Het papierloze kantoor is voorlopig misschien nog een verre toekomst, maar het slimme kantoor, waarin papier en digitaal naadloos samenwerken, is nu al de realiteit.

Kijk eens kritisch naar de rol van documenten binnen jouw eigen bedrijf. Wellicht is er ruimte voor een upgrade die niet alleen kosten bespaart, maar ook de productiviteit en veiligheid van het bedrijf verhoogt.